שאלות ותשובות חשובות לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

להלן שאלות ותשובות לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי. עוזרים אדמיניסטרטיביים דרושים לעסקים במגזרים שונים כדי לתמוך בצוותים שלהם ולנהל את המשרד. לדעת למה לצפות במהלך ראיון עוזר אדמיניסטרטיבי יעזור לך להכין את התגובות שלך ולגרום לך להתבלט כמועמד איכותי.

מה עושה עוזר אדמיניסטרטיבי?

עוזרים אדמיניסטרטיביים מסייעים לעובדים אחרים על ידי ארגון תיקים, ניסוח הודעות, זימון פגישות וסיוע להם. עוזרי אדמיניסטרטיביים משתמשים במחשבים כדי ליצור גיליונות אלקטרוניים, לחבר מיילים, לתחזק מסדי נתונים ולהכין מצגות, דוחות ופרסומים.

הם עשויים גם לנהל משא ומתן עם ספקים, לרכוש ציוד, לנהל מחסני מלאי או ספריות ארגוניות ולקבל מידע ממקורות שונים.

נובנה לישו מפראג

• עונה לטלפון בעודה מביטה במחשב שלה היא עוזרת אדמיניסטרטיבית.
• אחריות התפקיד שונה בהתאם לניסיון, תואר עבודה ומומחיות. תפקידיו של עוזר אדמיניסטרטיבי עשויים לכלול את הדברים הבאים:
• ארגון רשומות והודעות באמצעות מערכות קבצים מנייר וממוחשבות כאחד.
• דואר ומייל נכנסים מנותבים ומופצים.
• השב למכתבים ומיילים סטנדרטיים.
• השב להודעות נכנסות וצרף קבצים.
• כדי להבטיח את הדיוק, בדוק את האיות ואת סימני הפיסוק שלך.
• הבטחת הפעלת מכשירי פקס, ועידות וידאו, מערכות טלפון וציוד משרדי אחר.
• גיליונות אלקטרוניים, עיבוד תמלילים, ניהול מסד נתונים ויישומים אחרים עשויים להתבצע במחשבים.
• מלא את הטפסים בהתאם למדיניות החברה.

גישת הראיון STAR היא שיטה לענות על שאלות בראיון.

מצב, משימה, פעולה ותוצאה (STAR). גישת הראיון STAR היא דרך להתייחס לשאלות ראיון התנהגותיות באופן תמציתי וברור, עם דוגמאות מהחיים האמיתיים לגיבוי תגובתך. כאשר עונים על שאלת ראיון באסטרטגיה זו, עליך לאפיין בבירור נסיבות ספציפיות שבהן נתקלת הרלוונטיות לשאלת המראיין, לתאר את מעורבותך באירוע, להסביר את הפעילויות שעברת כדי להתגבר על הבעיה ולתאר את התוצאה הסופית. אסטרטגיה זו מאפשרת לך להגיב לשאלה עם דוגמה מסוימת.

קָשׁוּר: מה שמייחד אותך

שאלות ראיון לעוזרים אדמיניסטרטיביים

הנה כמה דברים שאתה יכול להישאל במהלך ראיון עבודה של עוזר אדמיניסטרטיבי:

• מהי, לדעתך, תפקידו של העוזר האדמיניסטרטיבי במשרד?
• מהם ההיבטים האהובים עליך בעבודה כעוזר אדמיניסטרטיבי?
• באילו תוכנות וציוד אופיס אתה יודע להשתמש?
• כעוזר אדמיניסטרטיבי, תאר פרויקט שאהבת לעבוד עליו.
• מהם, לדעתך, הכישרונות המכריעים ביותר עבור עוזר אדמיניסטרטיבי, ומדוע?
• תאר זמן שבו נדרש שיקול דעת בעבודתך כעוזר אדמיניסטרטיבי וכיצד התמודדת עם הנסיבות.
• מה הייתם עושים אם תוטלו עליכם משימה אך לא תקבלו את כל ההוראות הדרושות?
• איזה סגנון מנהיגות אתה מעדיף?
• מה לדעתך ההיבט הקשה ביותר בתפקיד העוזר האדמיניסטרטיבי?
• ספר לי על רגע שבו היית צריך לנהל קבוצה ענקית של אנשים. הצלחתם להצליח?
• האם תוכל להסביר לי כיצד אתה מנהל תזמון פגישות על פני מספר מפקחים?
• ספר לי מתי היית צריך לפתור ולהשלים פרויקט מאתגר.
• איך נראה יום טיפוסי לאנשי מקצוע אדמיניסטרטיביים?
• מה הטכניקה שלך לשמירה על לוחות זמנים?
• האם תוכל לסייע למנהלים ביצירת תוכניות פיתוח מקצועי?

1. לדעתך, איזה תפקיד ממלא העוזר האדמיניסטרטיבי במשרד?

מעסיקים משתמשים בשאלה זו כדי לראות כמה אתה יודע על משרת עוזר אדמיניסטרטיבי במקום העבודה וכיצד היית מתייחס לחובות העבודה שלך. שאלה זו יכולה לעזור למעסיק להבין איך אתה רואה את עצמך בהיררכיה של מקום העבודה אם אתה רואה את עצמך כשחקן צוות ומעריך את אחריות עוזר אדמיניסטרטיבי . כאשר אתה עונה על שאלה זו, נסה להתמקד באחריות העוזר האדמיניסטרטיבי האופייניים ביותר ומדוע התפקיד חיוני למשרד.

דוגמא

'אני מאמין שהעוזר האדמיניסטרטיבי הוא מרכיב חשוב בצוות'. הם מסייעים לאנשים שבהם הם תומכים על ידי אספקת מידע קריטי לפי הצורך והבטחה שהכל ילך כשורה בנוסף לעמידה בקצב הפעילויות היומיומיות כמו תיוק, ארגון וניהול לוחות זמנים.'

2. מהם ההיבטים האהובים עליך בעבודה כעוזר אדמיניסטרטיבי?

אנשים שאוהבים את מה שהם עושים בעבודה הם לרוב פרודוקטיביים ויעילים יותר. שאלה זו מאפשרת למראיין ללמוד יותר על מה אתה מעריך בעבודה שלך כעוזר אדמיניסטרטיבי וכמה אתה נהנה מהעבודה שלך. כשאתה עונה על שאלה זו, חשב על דבר אחד או שניים על היותו עוזר אדמיניסטרטיבי שאתה הכי אוהב, וגבה את התגובה שלך בתיאור של חוויה לאחרונה בביצוע מה שאתה הכי נהנה ממנו.

דוגמא

'מה שאני הכי אוהב בלהיות עוזר אדמיניסטרטיבי זה להיות מסוגל לעקוב אחרי כל מה שקורה במשרד ולהיות אדם מכריע שמבטיח שהכל יעבוד כמו שצריך'. בתפקידי הקודם כפקידת קבלה, למשל, תמיד אהבתי לסייע לעמיתיי בתכנון אירועים ופגישות חשובות״.

3. איזה תוכנה וציוד משרדי אתה יודע להפעיל?

התגובה שלך לשאלה זו היא קריטית מכיוון שהיא מיידעת את המעסיק על התוכנה והציוד המשרדי שהשתמשת בהם בעבר ומספקת לו ביטחון שתוכל להיכנס ישר לאחריות העבודה שלך עם מינימום הכשרה. זהה את יישומי תוכנות המחשב והציוד המשרדי שבהם השתמשת בעבר ותאר את מידת הנוחות שלך איתם תוך כדי מענה על שאלה זו.

דוגמא

'אני משתמש מומחה בחבילת המוצרים של Microsoft Office,' למשל. לא רק שהשתתפתי בשיעור מחשבים בבית הספר שהתרכז בכלים האלה, אלא שבתפקידי הקודם, השתמשתי ב-Word וב-Evernote מדי יום וב-Excel ו-PowerPoint מדי שבוע. אני גם בנוח עם מגוון ציוד משרדי, כמו מחשב, סורק, מדפסת, מכשיר פקס, מכונות חותמת דואר וטלפונים מרובי קווים.'

4. תאר פרויקט כעוזר אדמיניסטרטיבי שנהנית לעבוד עליו.

שאלה נוספת שמראיין יכול לשאול כדי לגלות מה אתה הכי נהנה בעבודה כעוזר אדמיניסטרטיבי היא זו. שאלה זו גם עוזרת להם להבין כיצד אתה משתמש ביכולות שלך כדי לעזור ליוזמות במקום העבודה. מכיוון שזה מתחיל ב'תאר רגע...', עדיף ליישם את שיטת STAR כדי לגשת אליו. כך, תוכל להצביע על פרויקט ספציפי עליו עבדת, את המיקום שלך בו, את הפעילויות שעשית, את תוצאת הפרויקט ומה הכי אהבת בו.

דוגמא

'בהעסקתי כעוזר אדמיניסטרטיבי למשרד עריכת דין בינוני, עבדתי על פרויקט לבניית לוח זמנים יומי שתאם את הזמן שבו הצוות דיבר עם לקוחות באמצעות דואר אלקטרוני.

הסברתי לצוות שעליו לבדוק ולהגיב למיילים לפחות פעמיים ביום, בתחילת המשמרת ובסיום המשמרת. הערכתי לעשות זאת מכיוון שהצלחתי לתרום לפתרון בעיה. ואחד שגם הצוות שלנו וגם הלקוחות שלנו חוו״.

5. אילו כישרונות לדעתך הכרחיים ביותר לעבודתו של עוזר אדמיניסטרטיבי, ומדוע?

השתמש בגישת STAR כדי לדון כיצד השתמשת ביכולות העוזר האדמיניסטרטיבי הקריטי בעבר וכיצד תשתמש בהן כדי לתרום לחברה זו כאשר תענה על שאלה זו. התגובה שלך תסייע למראיין לקבוע דברים רבים. כולל הכישרונות שאתה מרגיש שהם הכי חשובים לתפקיד, מדוע הכישורים הללו נחוצים, כיצד השתמשת ביעילות במיומנויות אלה בעבר, וכיצד היית משתמש באותן כישורים כדי לתרום להצלחת הצוות שלך.

דוגמא

״עוזר אדמיניסטרטיבי החובה היא קריטית לדאוג שמשרד מתפקד כראוי', למשל. עוזר אדמיניסטרטיבי חייב להיות בעל יכולות תקשורת, ניהול זמן וארגון מעולים כדי להבטיח שהמשרד יתפקד ביעילות בכל עת. כעוזר מנהל, הייתי אחראי על ארגון ומעקב אחר לוחות הזמנים של ארבעה מנהלים.

השגתי זאת על ידי שימוש באפליקציית תזמון מותאמת להזמנה מתאימה של פגישות ופגישות לכל מנהל ולאחר מכן העברת לוחות השנה שלהם אליהם מדי שבוע בדוא'ל ובאופן אישי במהלך פגישת הבוקר שלנו. זה איפשר למשרד כולו לעמוד בלוח הזמנים. אני יכול להביא את הכישרונות הדומים האלה לחברה שלך כדי להבטיח שהכל יתנהל כשורה״.

6. תאר תקופה שבה היית צריך להשתמש בשיקול דעת בעבודתך כעוזר אדמיניסטרטיבי וכיצד התמודדת איתה.

לעוזרים אדמיניסטרטיביים יש לעיתים קרובות גישה למידע רגיש על מקום העבודה ועל לקוחות החברה. שאלה זו מאפשרת למעסיק לראות האם ניתן לטפל בנושאים מורכבים או עדינים תוך שמירה על דיסקרטיות וחשאיות. כשאתה עונה על שאלה זו, השתמש ב- שיטת STAR למצוא נסיבות ספציפיות שבהן שיקול דעת וסודיות היו חיוניים לסיטואציה ולתאר כיצד טיפלת בה.

דוגמא

'בתפקידי כעוזר משאבי אנוש סייעתי למנהל משאבי אנוש ולמדתי על צמצום כוח אדם מתוכנן'. היו לי הרבה חברים שעבדו במשרד, אבל ידעתי ששמירה על מבנה ושלווה במשרד דורשת זהירות. למרות שלא ידעתי מי ישחררו, ידעתי שזה יקרה ומתי. זה היה רגע מלחיץ עבור כולם במחלקה שלנו. שמרתי על סודיות והמידע שותף עם שאר הצוות בערוצים המתאימים בזמן הנכון״.

7. מה הייתם עושים אם מטילים עליכם משימה אך לא מקבלים את כל ההוראות הדרושות?

שאלה זו מאפשרת למראיין ללמוד יותר על האסטרטגיה שלך להתמודדות עם נסיבות קשות שבהן אין כיוונים ברורים. המעסיק ירצה לדעת באילו מיומנויות מחקר אתה משתמש כדי להבין כיצד לבצע משהו והאם נוח לך לבקש הבהרות ועזרה בעת הצורך. כמענה על שאלה זו, הקפד לציין את יכולתך לערוך מחקר עצמאי בנושא ולבקש הבהרות בעת הצורך.

במה אפשר להשתמש במקום סודה לשתייה

דוגמא

'אם קיבלתי משימה ולא קיבלתי הנחיות ברורות, הדבר הראשון שהייתי עושה הוא לראות אם אני יכול למצוא את המידע הדרוש לי על ידי ביצוע מחקר משלי, כמו חיפוש בגוגל'. אם בכל זאת הייתי זקוק למידע נוסף לאחר ביצוע החקירה שלי, אפנה למי שהטיל עלי את העבודה ואבקש הבהרה. לפני שאני מתחיל לעבוד על המשימה, הייתי מוודא שאני מבין לגמרי מה צריך לעשות ומה המועד האחרון של המשימה'.

8. האם יש לך סגנון ניהול מועדף?

שאלה זו מסייעת למראיין לקבוע את רמת העצמאות שלך במקום העבודה ולקבוע האם סגנון הניהול שלו תואם את העדפות העבודה שלך. העוזרים האדמיניסטרטיביים חייבים להיות מספיק עצמאיים כדי שהמשרד יפעל בצורה חלקה עם פיקוח מינימלי, אבל זה גם קריטי שהעדפות העבודה שלהם וסגנון הניהול של הממונה עליהם יסכימו. זה קריטי להיות כנה לגבי ההעדפות שלך תוך כדי מענה על שאלה זו כדי להבטיח שהתפקיד מתאים גם לך וגם לחברה.

דוגמא

'אני מעדיף מפקח שיספק לי את הידע שאני צריך כדי למלא את תפקידי, בעל ציפיות ברורות וסומך עליי להשלים את המשימות האלה מבלי לנהל אותי במיקרו.' אני לא צריך שמישהו יבדוק אותי בתדירות גבוהה כדי להבטיח שאני אשאר במסלול ופרודוקטיבי מכיוון שאני מסודר ויעיל בניהול הזמן שלי. אני גם אוהב מדי פעם פידבקים שמספרים לי מה שלומי, ואם ישים, מעלים רעיונות לפיתוח״.

9. מה לדעתך ההיבט המאתגר ביותר בתפקיד העוזר האדמיניסטרטיבי?

זוהי גישה שונה של חקירה לגבי הפגמים שלך. הדרך שבה אתה מגיב לשאלה זו מעידה למראיין אם אתה יכול לזהות ולבסס תחומים מסוימים לפיתוח. כשאתה עונה על שאלה זו, השתמש ב- שיטת STAR לבחור נסיבות ספציפיות שקשה היה לך להתגבר עליה ולתאר כיצד התגברת עליה.

דוגמא

'בעבודתי הקודמת הבנתי שאם אני לא מפעיל לוח זמנים ברור לניהול הזמן שלי, לפעמים אני מתקשה לתעדף משימות'. יש לי קושי לשים דברים בצד או שמישהו יחכה שאסיים משימה כי אני רוצה להספיק הכל מיד. התגברתי על זה על ידי יצירת תוכנית מאורגנת עבור עצמי, שמתעדפת פרויקטים בעבודה לפי מועדי היעד שלהם. גיליתי שהשימוש בלוח שנה אלקטרוני כדי לארגן את הימים במדויק עזר לי לשמור על המסלול ולסיים את עבודתי בזמן״.

10. ספר לי על רגע שבו היית צריך לנהל קבוצה ענקית של אנשים. הצלחתם להצליח?

שאלה זו מאפשרת למראיין להעריך את יכולתך לתעדף עבודה, לבצע ריבוי משימות, לעמוד בזמנים ולסייע ביעילות לצוות גדול. שאלה זו מתאימה למועמדים שלא עבדו כעוזר אדמיניסטרטיבי לפני כן, מכיוון שהיא מאפשרת לך לדון ביכולת שלך לבצע את המשימות הבסיסיות של התפקיד תוך מתן הוכחה מפרויקט צוות שעבדת עליו. על שאלה זו, כמו אחרות, יש לענות באמצעות ה שיטת STAR , מה שדורש ממך לספק דוגמה רלוונטית במיוחד מהניסיון הקודם שלך.

דוגמא

'אני יוצא דופן בעבודה על צוותים גדולים ולסייע להם בדרך שתעזור להם להגיע ליעדים שלהם', למשל. הייתי חלק מצוות המעודדות של התיכון שלי במשך ארבע שנים, ובמהלך השנים הצעירות והבוגרות שלי, נבחרתי לקפטן הנבחרת. הייתי אחראי על כוריאוגרפיה של שגרות, ארגון אימונים ואירועים, והבטחתי שכולם בצוות ישתתפו במפגשים והתכוננו לאירועים כקפטן הקבוצה. הנבחרת שלנו התמודדה באליפות המדינה במהלך השנה האחרונה שלי, וסיימנו במקום השני״.

איך אני מתכונן לראיון עוזר אדמיניסטרטיבי?

כך מתכוננים:

• חקור את החברה מראש.
• עיין בתיאור התפקיד.
• תרגל שימוש בראיון מדומה.
• הדגש את הכישורים הרכים הקריטיים והכישורים הקשים שלך.

אילו כישורים חשובים ביותר לעוזר אדמיניסטרטיבי?

להלן הכישורים המובילים שכל העוזרים האדמיניסטרטיביים צריכים להיות. מנהל גיוס ישתמש בשאלות ראיון כדי לקבוע את יכולתך לנהל משימות מרובות בסביבה משרדית. ואפשר לתגובות שלך לקבוע את ההתאמה שלך לתפקיד העוזר האדמיניסטרטיבי.

• יכולות ארגוניות.
• כישורי תקשורת.
• כישורי מחשב.
• כישורי ניהול פרויקטים.
• כישורי ניהול זמן.
• כישורי הזנת נתונים.
• מיומנויות מיוחדות כמו חשיבה יצירתית, טיפול בטלפונים מרובי קווים ומיומנויות אחרות ספציפיות לתפקיד.

איך לענות 'למה כדאי לנו להעסיק אותך' לתפקיד אדמיניסטרטיבי?

מנהלי גיוס רוצים לראות את המועמדים לעבודה מבינים מה מייחד אותם. השתמש בחוויות מהעבודה האחרונה שלך כדי לתאר מה מייחד אותך. ניהול פרויקטים מרובים, השלמת יוזמות מיוחדות או טיפול בתרבות משרדית. לכו מעל ומעבר לאחריות העבודה הראשונית.

דוגמה לתשובה הטובה ביותר:

אני מאוד מאורגן, אוהב לגרום לדברים להתנהל בצורה יעילה יותר, ויש לי למעלה מעשר שנות מומחיות בתחום הזה. אני ממשיך לעבוד בתחום הזה כי אני נהנה ממנו. כעוזר אדמיניסטרטיבי, אני מחשיב את עבודתי כמבטיחה שמשרד שלם יתנהל היטב, ובאחריותי לעשות זאת.

איך עוזר אדמיניסטרטיבי אמור לענות 'ספר לי על עצמך' בראיון עבודה?

עליך להסביר את הכישורים החינוכיים שלך, ניסיון העבודה והכישרונות שלך בתגובה ל'ספר לי על עצמך'.

למשל, 'אני בוגר מנהל עסקים שעבד כעוזר אדמיניסטרטיבי חמש שנים'.