איך להתחיל אימייל: 25+ ברכות מקצועיות לשימוש

How Start An Email 152950

למד כיצד להתחיל אימייל. שליחת מיילים עם נימוס עסקי נאות היא חלק חשוב בחיי היומיום המקצועיים. ניתן לשלוח מיילים לעמיתים, לקוחות, לקוחות וגורמים חיצוניים אחרים כדי לאסוף מידע או להעביר מידע. המכון העולמי של מקינזי (MGI) מדווח כי 28% משבוע העבודה הממוצע מוקדש לקריאה ומענה למיילים. כלומר, מיילים הם צורת תקשורת חשובה, בדיוק כמו שיחות טלפון ושיחות ועידה בווידאו.

התחלה נכונה ותמציתית של אימייל מבקשת את תגובת הקורא או הנמען. של Hubspot מייק רנהאן מדווח שהאורך האידיאלי של אימייל הוא בין 50 ל-125 מילים. וממשיך ואומר שלמיילים באורך כזה היה שיעור תגובה מעל 50%. כלומר, היכרות ארוכה עם מייל מקצועי עלול להסתכן בקבלת תגובה. בנוסף, שימוש לא נכון בברכה יכול לרמז על חוסר ניסיון בכתיבה עסקית.

של Inc.com ג'קלין סמית' מציע שכללי נימוס עסקיים נאותים לשליחת מיילים מקצועיים צריכים לכלול שורת נושא ברורה וישירה. שימוש בכתובת מייל מקצועית לרבות חתימת מייל מקצועית, שימוש בהצדעות מקצועיות, שימוש במשורה בסימני קריאה והגהה של כל הודעה.

מספר מלאך 404

כיצד להתחיל דוא'ל (דרכים להתחיל אימייל)

ההתחלה של כל כתיבת דוא'ל עסקי צריכה להכיל את הדברים הבאים:

ברכת שלום.התחל את המייל המקצועי עם ברכה נחמדה. בהתאם לסיבה או לכמות הנמענים של האימייל, הברכה צריכה להשתנות. בדוא'ל רשמי, השתמש בשם המשפחה או בשם המשפחה של הנמען. במייל לא רשמי, כמו מייל בין עמיתים, השתמש בשם הפרטי של הנמען. מעבר.משפט הפתיחה או המשפט הראשון של המייל. זה עשוי להיות רצון טוב אם הנמען לא קיבל מייל מהנמען במשך זמן רב. לדוגמה, מקווה שהיה לך סוף שבוע נהדר. לחלופין, השתמש בתזכורת כיצד מחובר הנמען והשולח. לדוגמה, אני מקווה שאתה זוכר שפגשת אותי בכנס XOXO ב-2018. סיבה לכתוב.שמור את המייל תמציתי והשתמש במבוא המייל כדי ליידע את הקורא על סיבת הכתיבה ועל מטרת המייל. הערות סיכום.אמור תודה וסגור את המייל.

זהו המבנה של מייל מקצועי. והחמצה של כל חלק של יכול לעלות לך זמן, מאמץ ופוטנציאל אפשרי עבור העסק שלך.

להיות בטוח ש:

איות שמות נכון.איות נכון את שמות כל הנמענים שכתובתם בדוא'ל. השתמש בבדיקת איות.אימייל עם איות ודקדוק לא נכונים יכול להיראות לא מקצועי וללא את הדחיפות של המייל לקורא. השתמש בכתיבה פעילה בסגנון קול.השתמש בכתיבה פעילה בסגנון קול. זהו טון מקצועי, רשמי וישיר עבור הקורא. תהיה רלוונטי.זכרו מי הנמענים, ואת כוונת המייל. ציין הערות ברורות שהקהל יכול להגיב איתן בקלות.

מלווה זאת בפסקת גוף קצרה, פסקת סיום וסיום אימייל כדי לכתוב מייל מקצועי יעיל. פתיחת מכתב עסקי היא מנהג דומה. וצריך לכלול ברכה (או דִברֵי בְּרָכָה ), פסקת מבוא, פסקת גוף, פסקת סיום וסימן מקצועי.

טיפ מקצוען: שימו לב לפרטים הקטנים במייל. סגנון הברכה שלך. האם כדאי לך להשתמש ב-'Dear Ms' או 'Dear Mrs.' אלה משפיעים באופן משמעותי על הרושם הכללי של אימיילים עסקיים.

רשימת ברכה באימייל

ברכת אימייל (או דִברֵי בְּרָכָה ליתר דיוק) משמש במכתב או בתקשורת כתובה או לא מילולית אחרת. צורת ההצדעה הנפוצה ביותר בשפה האנגלית היא Dear, ואחריה השם הפרטי או התואר של הנמען.

בעת בחירת ברכה, תמיד עדיף לפנות אל הנמען בשמו ולא להשתמש בברכה גנרית. שימוש בשם הנמען (או בשם האדם) מעיד על כך שהמייל מיועד לנמען. ברכה רשמית יכולה להשתמש בשם הנמען. במקום להשתמש בשמם הפרטי, השתמש בשם משפחה או שם משפחה עם הקדמת מר, מיס או גברת.

כששולחים דוא'ל לאדם אחד:

מתכון למטבל בצל צרפתי עם שמנת חמוצה

• היי [שם],
• בוקר טוב [שם],
• צהריים טובים [שם],
• שלום [שם],
• [שֵׁם],
• מר/גברת [שם משפחה] יקרים,
• תודה על פנייתך,

לשימוש בעת כתיבה ליותר מאדם אחד:

• שלום לכולם,
• שלום לכולם,
• בוקר טוב,
• אחרי הצהריים,
• ערב טוב,
• שלום שם,
• היי קבוצה,
• את כל,

כאשר כותבים נמען לא ידוע:

• היי [שם הצוות],
• היקר [תפקיד],
• מנכ'ל יקר,
• שלום מנהל גיוס,
• שלום שם,
• ברכות,
• שלום,

ברכת אימייל נכונה צריכה להתאים לסגנון כתיבה רשמי של פיסקת הגוף. בעת כתיבת מכתב רשמי, מכתב עסקי או דואר אלקטרוני מקצועי, השתמש בכתיבה בסגנון קול אקטיבי. Grammarly.com מגדיר קול פעיל כבעל גוון חזק, ישיר וברור. תמיד יש להשתמש בכתיבה רשמית בהתכתבות עסקית.

התכתבות עסקית כוללת שליחת מיילים לעמיתים, כתיבת דוא'ל ללקוח (או לקוח פוטנציאלי), כתיבת מיילים משפטיים (או מכתבים), בעת כתיבת מיילים עם כתובות דוא'ל עסקיות או מקצועיות (הגדרה רשמית כללית), או בעת כתיבת מכתב עסקי (א. מכתב כיסוי, מכתב המלצה או מכתב התייחסות). זה כולל כתיבת הודעת דואר אלקטרוני מטעם עסק (כעובד).

שמנת כבדה מול שמנת כבדה

אימיילים לא פורמליים הם אימייל שנשלח בין חברים, שאינם עובדים יחד. למשל, מייל לחבר קרוב בנוגע לזמני ארוחת הערב.

דוגמאות לפתיחת דואר אלקטרוני

כאשר שולחים מייל מקצועי כללי בפעם הראשונה:

נהדר להתכתבות בפעם הראשונה. וצרכים עסקיים כלליים. נהדר כשאתה יודע את שם הנמען.

בעת הגשת מועמדות למשרה:

בעת קביעת פגישה:

לאחר פגישה:

כאשר מציגים חברים חדשים לקבוצה:

בעת קבלת הצעת עבודה:

לגבי תשובה לקבוצה:

לשימוש בעת הצגת עצמך:

בעת שליחת ניוזלטר בדוא'ל:

בעת שליחת שיווק בדוא'ל או מסע פרסום בדוא'ל:

משמש בעת שליחת אימייל קר:

מכונה לפעמים 'דוא'ל הסברתי'.

בעת כתיבת מייל ברוכים הבאים:

כאשר כותבים דוא'ל לפרופסור או למורה:

בעת כתיבת דוא'ל לממונה, למנהל או לבוס:

נקודתיים או פסיק לאחר הברכה

בעת כתיבת מכתב רשמי, יש שלוש אפשרויות לשימוש בפיסוק לאחר ההצדעה. נקודתיים, פסיק ו- הם מקף (—). השימוש בפסיק נפוץ ביותר בשפה האנגלית. זה נראה כמו זה:

כמה זמן צולים אספרגוס בתנור

בעוד שהמעי הגס נראה כך:

שתיהן צורות מקובלות של הפרדת הברכה מהפסקה הראשונית או פסקת הפתיחה. מקובל במכתב עסקי, מכתב מקדים או מכתב רשמי אחר. שימוש לא נכון במפריד הוא פורמליות קטנה אך אינדיקטור מרכזי עבור הקורא. לדוגמה, בהגשת מועמדות לעבודה, זה עשוי להעיד לקורא כי למחבר יש כישורי כתיבה מילוליים לקויים. השתמש בפסיק או נקודה-פסיק בעת החלטה בין מפרידי פיסוק.

אימייל ברכות שיש להימנע מהן

הימנע משורות ברכה דוא'ל נפוצות אלה בעת כתיבת דוא'ל רשמי:

לכל מאן דבעי :השימוש ב'מי זה עשוי לעניין' חסר אישיות, התאמה אישית ובחירה לא להשקיע זמן במחקר על שם הנמען. אדוני או גברתי היקרים :שימוש ב'אדוני או גברתי היקר' נחשב לנימוס עסקי לקוי. כפי שמשתמע מכך שמו של הנמען אינו ידוע ומציע באופן שקרי את המין המועדף על הנמען. אני מקווה שהמייל הזה ימצא אותך טוב : ברכה כללית המשמשת כאשר שם הנמען אינו ידוע. ברכה גנרית זו יכולה להפעיל טכנולוגיית סינון דואר זבל של קוראי דואר אלקטרוני. היי/יו/מה קורה:אלה יהיו ברכה לא רשמית. ואינו מציע מייל מקצועי. וריאציות של ההקדמות הבלתי פורמליות הללו כוללות היי חבר'ה או מה קורה חבר'ה!

איך לכתוב אימייל מקצועי

הנה מה לשקול בעת כתיבת אימייל מקצועי.

קחו בחשבון את קהל היעד

עדיף להתחשב בקהל היעד ובנמען המייל. חשבו מי הם, מה הם רוצים, מה הם עשויים לצפות לקרוא או מה הם רוצים לקרוא. שאילת שאלות אלו יכולה להבטיח כי יופק אימייל קצר יותר ומגדילה את הסיכוי שהמייל ייענו. חשוב לכתוב מייל עם תוכן קצר ורלוונטי תוך שימוש במילים וביטויים פשוטים.

תרגול זה הוא אמפתיה. אם כותבים דוא'ל ללקוח או ללקוח, שקול את הנוהג הזה בעת כתיבת דוא'ל. הקפד לשקול למי אתה כותב את האימייל.

הימנעו מלכתוב לקבוצה

זוהי טעות נפוצה לכתוב דוא'ל 'השב לכולם' אבל לכתוב רק לאדם אחד בקבוצה. נניח שהמייל הוא הודעה אישית. ואז כל שאר נמעני האימייל קיבלו את ההודעה. מעשה זה יכול ליצור תרחיש מעט 'מביך' עבור כל המעורבים. שקול מי אמור להיות האימייל ובדוק שוב שתקלת 'השב לכולם' לא עומדת להתרחש.

השתמש בסגנון כתיבה קולי פעיל

כתיבה בסגנון קול פעיל הוא בעל 'טון חזק, ישיר וברור'. ככל שהודעת דוא'ל ברורה ומוחלטת יותר, כך ייטב.

יש מטרה

למייל צריכה להיות מטרה. בין אם כתיבת מייל לשימוש ברשימת מיילים (למטרות שיווק) או כתיבת מייל להגשת מועמדות מקצועית לעבודה. קחו בחשבון את מטרת האימייל והקפידו על 'קריאה לפעולה' ברורה בדוא'ל. האימייל צריך להכיל מידע, תובנות ובקשות שגורמים לנמען להגיב או לעסוק בדוא'ל.

תפילה לסנט ברברה

הבהירו את כוונת המייל

השתמש בכמה שפחות מילים, כתוב מסר ברור. השתמש בשורת הפתיחה כדי להציג את כוונת ההודעה. להודעת דוא'ל ברורה יש סבירות גבוהה יותר לקבל תגובה. חשבו בבירור כיצד הנמען עשוי לפרש את ההודעה והיו בטוחים שיש כוונה ברורה מאחורי מה שהמייל עוסק בו. בדוק את גוף האימייל אם יש בעיות דקדוק. והברכה. שם שגוי, למשל, עלול להזיק.

התחל את המייל עם המידע

עדיף 'לחתוך למרדף' עם מייל. היכנסו למטרת המייל בהקדם האפשרי. או ליידע את הקורא על המידע שביקש. או לאסוף מהם את המידע המתאים. אלא אם כן מדובר באימייל פחות רשמי, ארוז את גוף המייל עם המידע שהנמען דורש.

תהיה כנה

אדיבות מתקבלת היטב בכל הנוגע להודעות דואר אלקטרוני. שקול כיצד ביטוי או מילה יכולים לקבל פרשנות שגויה. הקפד לשקול את ההזדמנות לפירוש מוטעה לפני שליחתה.

תגיד משהו נחמד בסוף

אמור דבר נחמד בסוף המייל. הודו להם על זמנם והראו הערכה לכך שהם מגיבים לדוא'ל או לבקשה בדוא'ל.

שקול את הזמן המושקע בקריאת האימייל

אם כותבים מייל ארוך, שקול את הזמן שייקח לקריאה. שקול מה המטרה המקורית של האימייל והאם הוא יכול לחתוך את ספירת המילים. למייל ארוך, למרות שלפעמים הכרחי, יש שאלה תלולה: זמן. אם האימייל חשוב וחשוב שהנמען יקרא את המייל במלואו, שקול את אורך המייל.

אל תשכח שורת נושא נהדרת

שורת הנושא של האימייל צריכה להתאים למטרה של המייל. ודא ששורת הנושא פשוטה, ברורה וקצרה. ככל ששורת הנושא של האימייל קצרה יותר, כך הסבירות שהנמען יפתח את המייל גבוה יותר. הקפד לתאם את המטרה, המידע או ה'שאלות' במייל עם שורת הנושא.